Der Softwareanbieter Immoware24 bewirbt seine Lösung mit einer Zeitersparnis von bis zu 70 Prozent beim Buchen von Rechnungen. Solche Marketing-Versprechen klingen verlockend – gerade für Wohnungseigentümergemeinschaften und Hausverwaltungen, die unter chronischem Personalmangel leiden. Doch was steckt hinter der Prozentzahl, und lässt sie sich im Alltagsbetrieb tatsächlich realisieren?
70 Prozent Zeitersparnis – eine realistische Annahme?
Zeitersparnis-Angaben in der Softwarebranche sind selten absolut zu verstehen. Sie beziehen sich meist auf definierte Teilprozesse unter idealisierten Bedingungen. Im Fall von Immoware24 bezieht sich das Versprechen auf die Rechnungsbuchung – ein repetitiver, aber fehleranfälliger Vorgang in jeder Hausverwaltung. Die Frage ist: Unter welchen Voraussetzungen greift die Automatisierung, und wo bleibt manuelle Arbeit unverzichtbar?
Typischerweise umfasst die Rechnungsbuchung in Verwaltungen mehrere Schritte: Eingang der Rechnung per Post oder E-Mail, Erfassung der Stammdaten, Zuordnung zu Objekten, Kostenarten und Konten, Freigabe-Workflows, Übertragung in die Finanzbuchhaltung. Jede dieser Stationen bietet Potenzial für Automatisierung – aber auch Fehlerquellen, wenn Rechnungsformate nicht standardisiert sind oder die OCR-Erkennung versagt.
Wie die Automatisierung in der Praxis funktioniert
Moderne Verwaltungssoftware setzt auf OCR-Technologie (Optical Character Recognition), um Rechnungen automatisch einzulesen. Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Mehrwertsteuer werden erfasst und direkt in die entsprechenden Felder übertragen. Ist die Rechnung einem bekannten Lieferanten oder einem Objekt zuordenbar, kann die Software automatisch Kostenstellen vorschlagen.
Die 70 Prozent Zeitersparnis dürften sich auf genau diesen Bereich beziehen: Wer bisher jede Rechnung manuell abtippte, spart durch automatisierte Erfassung tatsächlich erheblich Zeit. Voraussetzung ist allerdings, dass die Stammdaten im System sauber gepflegt sind – Lieferanten, Objekte, Kontenrahmen. Fehlt diese Basis, bleibt der Automatisierungsgrad niedrig.
Wo Grenzen der Automatisierung liegen
Nicht jede Rechnung lässt sich vollautomatisch verarbeiten. Handschriftliche Notizen, ungewöhnliche Layouts, Scan-Qualität oder mehrseitige Anlagen mit Leistungsverzeichnissen erfordern häufig manuelle Nacharbeit. Auch die Zuordnung zu mehreren Kostenträgern – etwa bei Wartungsverträgen über mehrere Wohnungseigentümergemeinschaften – bleibt oft eine Aufgabe, die ein Mensch prüfen muss.
Ein weiterer Faktor: Die Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung. Viele Verwaltungen arbeiten mit separaten DATEV-Mandanten oder externen Steuerberatern. Fehlt eine direkte Anbindung, müssen Daten exportiert, geprüft und manuell importiert werden – was den Zeitgewinn wieder schmälert.
Was erfahrene Anwender berichten
Verwaltungen, die auf digitale Rechnungsfreigabe und OCR-gestützte Erfassung umgestellt haben, berichten von deutlich spürbaren Entlastungen – allerdings mit Einschränkungen. Die größten Zeitgewinne entstehen bei standardisierten, wiederkehrenden Rechnungen: Energieversorger, Versicherungen, Wartungsverträge. Hier arbeitet die Software zuverlässig, die Fehlerquote ist niedrig.
Bei einmaligen, projektbezogenen Rechnungen – etwa für Sanierungsmaßnahmen – bleibt der Prüfaufwand höher. Hier sind Positionen zu kontrollieren, Gewährleistungsfristen zu dokumentieren, Abschlagszahlungen abzugleichen. Die Software unterstützt, ersetzt aber nicht die fachliche Bewertung.
Einführungsaufwand nicht unterschätzen
Bevor die Zeitersparnis greift, steht die Migration. Stammdaten müssen übertragen, Lieferanten angelegt, Kontenrahmen angepasst werden. Mitarbeiter brauchen Schulungen, Arbeitsabläufe müssen neu definiert werden. Dieser Aufwand wird in Marketing-Versprechen selten erwähnt, ist aber entscheidend für den Erfolg.
Verwaltungen berichten von Einführungsphasen zwischen drei und sechs Monaten, bis die Software reibungslos läuft. Kleinere Betriebe mit wenigen Objekten sind schneller produktiv, größere Verwaltungen mit heterogenen Beständen und dezentralen Strukturen brauchen länger.
Immoware24 im Kontext der PropTech-Branche
Das Unternehmen hat sich in den vergangenen Jahren als Anbieter cloudbasierter Verwaltungssoftware positioniert. Mit der Übernahme des KI-Startups we-do.ai hat Immoware24 seine Automatisierungsfunktionen ausgebaut. Ziel ist es, durch maschinelles Lernen Buchungsvorschläge weiter zu verbessern und den manuellen Aufwand zu senken.
Der Anbieter Aareon verfolgt mit seiner ERP-Plattform einen ähnlichen Ansatz, setzt aber stärker auf Integration in bestehende Konzernstrukturen. Für kleinere und mittlere Verwaltungen dürfte die schlanke Cloud-Architektur von Immoware24 attraktiver sein – sofern die Schnittstellen zu Banken, Steuerberatern und Eigentümern funktionieren.
Dass das Unternehmen inzwischen die Profitabilität erreicht hat, zeigt, dass der Markt die Lösung akzeptiert. Die Frage bleibt, ob die Zeitersparnis in der kommunizierten Größenordnung flächendeckend eintritt.
Fazit: Zeitersparnis ja – aber differenziert betrachten
Das Versprechen einer 70-prozentigen Zeitersparnis ist nicht aus der Luft gegriffen, sollte aber nicht als pauschale Garantie verstanden werden. Bei standardisierten Rechnungen und sauber gepflegten Stammdaten lässt sich tatsächlich ein erheblicher Anteil der bisherigen Handarbeit automatisieren. Verwaltungen mit hohem Volumen wiederkehrender Rechnungen profitieren am stärksten.
Für komplexe Buchungsfälle, projektbezogene Abrechnungen oder schlecht strukturierte Eingangsrechnungen bleibt menschliche Kontrolle unverzichtbar. Der Zeitgewinn liegt dann eher im Bereich von 30 bis 50 Prozent – immer noch eine spürbare Entlastung, aber keine Revolution.
Entscheidend ist die Bereitschaft, Prozesse anzupassen und Mitarbeiter gezielt zu schulen. Wer die Software als Werkzeug versteht, das Routinearbeit abnimmt, wird die Zeitersparnis spüren. Wer eine Komplettautomatisierung erwartet, wird enttäuscht. Die 70 Prozent sind möglich – aber nur unter optimalen Bedingungen.
